Personel servis maliyeti nasıl hesaplanır?

Personel servisi, vardiyalı çalışan bir fabrikanın en büyük işletme giderlerinden biridir; buna karşın çoğu işletmede tek bir rakam olarak, "aylık servis faturası" diye izlenir. Faturayı oluşturan kalemleri ayırmak, hem servis firmasıyla konuşurken hem de güzergâhları yeniden planlarken nereden tasarruf çıkabileceğini gösterir. Bu yazıda iki yaygın sözleşme modelinde maliyetin nasıl hesaplandığını anlatıyoruz; yazının sonunda kendi rakamlarınızı girebileceğiniz bir hesaplayıcı var.

1. Faturayı oluşturan kalemler

Sözleşmeler farklı yazılsa da servis faturası genellikle şu kalemlerden oluşur:

• Sabit araç bedeli: araç başına aylık ödenen tutar. Araç tipi (minibüs, midibüs, otobüs) bedeli belirler.
• Sefer bedeli: her sefer (bir vardiyanın bir yönü) için ödenen tutar.
• Km bedeli ya da km aşımı: sözleşmedeki km sınırı aşıldığında ya da doğrudan km başına ödenen tutar.
• Vardiya kademesi: gece seferi, hafta sonu ya da ek vardiya için fark.
• Ek seferler: mesai, bayram çalışması gibi plan dışı taşımalar.

Bu kalemlerin hangisinin baskın olduğu, tasarrufun nereden geleceğini belirler. Araç başı sözleşmede asıl kalem araç sayısıdır; sefer başı sözleşmede günlük sefer sayısı.

2. Araç başı aylık sözleşmede hesap

En sade biçimiyle:

Aylık gider = araç sayısı × araç başı aylık bedel + ek kalemler

Burada "araç sayısı", vardiya değişim saatinde aynı anda yolda olan en yüksek araç sayısıdır. Aynı araç sabah, akşam ve gece vardiyasını taşıyabilir; kiralanması gereken araç sayısını ise en kalabalık vardiya değişiminde aynı anda gereken araç belirler. Bu yüzden araç başı modelde tasarruf, en kalabalık vardiya değişimindeki araç ihtiyacını azaltmaktan gelir.

3. Sefer başı sözleşmede hesap

Aylık gider = günlük sefer sayısı × sefer bedeli × aylık iş günü + ek kalemler

Günlük sefer sayısı kabaca hat sayısı × vardiya sayısı × yön sayısıdır (toplama ve dağıtma). Bu modelde tek bir hattı kaldırmak, o hattın her vardiyadaki iki seferini birden kaldırır. Hangi modelin size uygun olduğunu araç başı mı, sefer başı mı yazısında ayrıca ele aldık.

4. Çalışan başı maliyet

Çalışan başı aylık maliyet = aylık gider ÷ servisi kullanan çalışan sayısı

Bölen olarak tüm çalışanları değil, servisi gerçekten kullananları alın. Servis kullanmayan çalışanları da saymak birim maliyeti olduğundan düşük gösterir ve tesisler arası karşılaştırmayı bozar.

5. Örnek hesap

Aşağıdaki rakamlar örnektir, piyasa fiyatı değildir. Kurgusal bir fabrikada servisi 1.530 çalışan kullanıyor, vardiya değişiminde 42 araç yolda ve araç başı aylık bedel 101.000 TL (KDV hariç) olsun:

• Aylık gider: 42 × 101.000 = 4.242.000 TL
• Yıllık gider: 4.242.000 × 12 = 50.904.000 TL
• Çalışan başı aylık maliyet: 4.242.000 ÷ 1.530 ≈ 2.773 TL
• Bir aracın yıllık etkisi: 101.000 × 12 = 1.212.000 TL

Son satır, güzergâh planlamasının neden önemli olduğunu gösterir: araç başı sözleşmede tepe saatteki araç ihtiyacını bir araç azaltmak, yıllık giderde araç bedelinin on iki katı kadar fark yaratır. Bunu çalışanların yolculuk süresini ve yürüme mesafesini bozmadan yapmak ise planlamanın asıl işidir; adımlarını güzergâh belirleme rehberinde anlattık.

6. Hesapta sık yapılan hatalar

• Ek kalemleri unutmak: km aşımı ve ek sefer kalemleri ayrı faturalanıyorsa son birkaç ayın ortalamasını ekleyin.
• Tepe saati gözden kaçırmak: araç ihtiyacını vardiya başına ortalama ile değil, değişim saatindeki tepe ile hesaplayın.
• Yıllık artışı yok saymak: sözleşmede endeksleme ya da yıllık zam maddesi varsa yıllık bütçe buna göre değişir.
• Farklı birimleri karıştırmak: KDV dahil fatura ile KDV hariç teklifi doğrudan karşılaştırmayın.

Rotakon bu hesabı her plan için kendiliğinden yapar: bugünkü araç sayınızı ve tarifenizi girersiniz, yeni plan aynı tarifeyle fiyatlanır ve her rakam formülüne açılır. Kendi rakamlarınızla bugünkü giderinizi görmek için aşağıdaki hesaplayıcıyı kullanabilirsiniz.