KVKK Aydınlatma Metni
Sürüm Taslak — hukuk onayı bekliyor
Taslak — hukuk onayı bekliyor. Bu metin hukuk danışmanı tarafından gözden geçirilmeden bağlayıcı değildir. Köşeli parantez içindeki bilgiler yayından önce doldurulacaktır.
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Rotakon hizmetiyle ilgili kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar.
1. Kim, hangi sıfatla işliyor?
Rotakon, vardiyalı çalışan işverenlerin personel servisini planlamasını sağlayan bir yazılım hizmetidir (SaaS). Hizmette iki farklı rol vardır:
| Veri grubu | Veri sorumlusu | [ŞİRKET UNVANI] ("Rotakon") sıfatı |
|---|---|---|
| Müşterinin çalışanlarına, sürücülerine ve servis firmasına ait, müşterinin hizmete yüklediği veriler | Müşteri (işveren) | Veri işleyen |
| Müşteri hesabını kullanan kişilerin (planlamacı, yönetici) hesap ve kullanım verileri | [ŞİRKET UNVANI] | Veri sorumlusu |
| Tanıtım sitesinden kayıt olan, demo ya da Servis Röntgeni talep eden kişilerin verileri | [ŞİRKET UNVANI] | Veri sorumlusu |
Veri sorumlusu olarak Rotakon'nın kimlik ve iletişim bilgileri:
- Unvan: [ŞİRKET UNVANI]
- Adres: [TESCİLLİ ADRES]
- MERSİS: [MERSİS NUMARASI]
- KEP: [KEP ADRESİ]
- Kişisel veri başvuruları için e-posta: kvkk@rotakon.com
2. Müşteri çalışanları için bilgilendirme
Bu bölüm, işvereni Rotakon kullanan çalışanlar, sürücüler ve servis firması personeli içindir.
Veri sorumlusu işvereninizdir. İşvereniniz personel servisini planlamak için Rotakon'yı bir araç olarak kullanır; Rotakon verilerinizi yalnızca işvereninizin talimatıyla ve onun adına, aralarındaki veri işleme sözleşmesine göre işler. Verilerinizin hangi amaç ve hukuki sebeple işlendiğini, ne kadar saklandığını öğrenmek ve haklarınızı kullanmak için öncelikle işvereninize başvurun. Rotakon'ya doğrudan ulaşan başvuruları gecikmeksizin işvereninize iletir ve işvereninizin yanıt vermesine yardımcı olur.
Rotakon'nın işvereniniz adına işleyebileceği veriler:
- Kimlik: sicil numarası, ad soyad.
- İletişim: ev adresi ve (işvereniniz yüklediyse) telefon numarası.
- Konum: adresinizin haritadaki karşılığı (koordinat), size atanan durak ve yürüme mesafesi.
- Çalışma düzeni: vardiya, çalışılan tesis, servis kullanımı.
- Planlama tercihi: kişiye özel yürüme sınırı ya da "yakın bırakma" işareti. Bu işaret nötrdür; cinsiyet, sağlık ya da engellilik bilgisi istenmez ve saklanmaz.
- Sürücüler için: ad soyad, telefon, belge geçerlilik tarihleri (SRC, psikoteknik), atandığı rota.
Nasıl korunur:
- Rota hesabına yalnızca kimlik numarası ve koordinat gider; ad, telefon ve adres rota hesaplayıcısına gönderilmez.
- Adres çözümleme (adresin konuma çevrilmesi) ve yol ağı hesapları Rotakon'nın kendi işlettiği sunucularda yapılır; adresiniz üçüncü taraf bir harita sağlayıcısına gönderilmez.
- Sürücü föyünde ve servis firması görünümünde ad, adres ve telefon yer almaz.
- Kimin hangi kaydı görüntülediği ve değiştirdiği silinemeyen bir denetim kaydında tutulur.
Özel nitelikli kişisel veri (KVKK md. 6) hizmet kapsamında istenmez. İşvereninizden bu tür veri yüklememesi sözleşmeyle istenir.
3. Rotakon'nın veri sorumlusu olarak işlediği veriler
3.1. Hesap kullanıcıları (müşteri yetkilileri ve planlamacılar)
| Veri | Amaç | Hukuki sebep (KVKK md. 5/2) |
|---|---|---|
| Ad soyad, iş e-postası, unvan, şirket, rol ve yetkiler | Hesabın açılması, kimlik doğrulama, yetkilendirme | (c) sözleşmenin kurulması ve ifası |
| Oturum ve güvenlik kayıtları (giriş zamanı, IP adresi, tarayıcı bilgisi) | Bilgi güvenliği, yetkisiz erişimin önlenmesi, hata ayıklama | (ç) hukuki yükümlülük (5651 sayılı Kanun dahil), (f) meşru menfaat |
| Denetim kaydı (kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı) | Hesap verebilirlik, müşterinin kendi denetimi | (c) sözleşmenin ifası, (f) meşru menfaat |
| Hizmet kullanım ölçümleri (aktif servis kullanıcısı sayısı, ürün içi olaylar) | Ücretlendirme, paket sınırlarının uygulanması, ürün iyileştirme | (c) sözleşmenin ifası, (f) meşru menfaat |
| Destek yazışmaları ve hata bildirimleri | Destek sağlanması, hataların giderilmesi | (c) sözleşmenin ifası |
| Fatura bilgileri (unvan, vergi dairesi ve numarası, fatura adresi) | Faturalama ve muhasebe | (ç) hukuki yükümlülük (213 sayılı VUK, 6102 sayılı TTK) |
3.2. Kayıt, demo ve Servis Röntgeni talepleri
| Veri | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Ad soyad, iş e-postası, telefon, şirket, çalışan sayısı aralığı, il, mesaj | Talebin değerlendirilmesi, size dönüş yapılması, deneme ya da demo hesabının açılması | (c) sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması |
| Onay kaydı (onaylanan metin ve sürümü, zaman, IP adresi) | Aydınlatma ve kabulün ispatı | (ç) hukuki yükümlülük, (e) bir hakkın tesisi ve korunması |
Ticari elektronik ileti (tanıtım e-postası, SMS) yalnızca ayrıca ve açıkça onay verirseniz gönderilir (6563 sayılı Kanun). Hizmetle ilgili zorunlu bildirimler (hesap doğrulama, parola sıfırlama, deneme süresinin bitmesi, güvenlik uyarıları) ticari ileti değildir.
3.3. Tanıtım sitesi ziyaretçileri
Tanıtım sitesi çerez, analitik ya da reklam aracı kullanmaz. Sunucu, güvenlik ve hata ayıklama için erişim kayıtları (IP adresi, istenen sayfa, zaman, tarayıcı bilgisi) tutar; bu kayıtlar 14 gün sonra silinir. Hukuki sebep: (f) meşru menfaat.
4. Toplama yöntemi
Veriler; tanıtım sitesindeki formlar, uygulamadaki kayıt ve ayar ekranları, müşterinin yüklediği dosyalar (Excel/CSV), uygulamanın kullanımı sırasında otomatik olarak oluşan kayıtlar ve e-posta yazışmaları yoluyla, elektronik ortamda toplanır.
5. Aktarım
Kişisel veriler satılmaz ve reklam amacıyla paylaşılmaz. Yalnızca hizmetin sunulması için gerekli ölçüde şu alıcılara aktarılır:
- Barındırma sağlayıcısı ([BARINDIRMA SAĞLAYICISI], Türkiye): sunucuların ve veritabanının bulunduğu altyapı.
- Yedek depolama sağlayıcısı ([YEDEK DEPOLAMA SAĞLAYICISI]): şifrelenmiş yedekler. Sağlayıcı yedeklerin içeriğini göremez.
- E-posta gönderim sağlayıcısı ([E-POSTA (SMTP) SAĞLAYICISI]): hesap doğrulama, davet, parola sıfırlama ve hizmet bildirimleri için alıcının e-posta adresi ve ileti içeriği.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuken zorunlu olduğu hâllerde ve yalnızca istenen ölçüde.
Uygulamadaki harita altlığı (sokak ve bina çizimleri) üçüncü taraf bir karo sunucusundan (OpenFreeMap) tarayıcınıza yüklenir. Bu isteklerde çalışan adı, adresi ya da koordinat listesi gönderilmez; ancak her internet isteğinde olduğu gibi tarayıcınızın IP adresi ve görüntülenen harita bölgesi karo sunucusuna ulaşır. Karo sunucusu yurt dışında bulunabilir; bu durum KVKK md. 9 kapsamında değerlendirilir ve Rotakon kendi karo sunucusuna geçtiğinde bu metin güncellenir.
Yurt dışına başka bir aktarım yapılmaz. Barındırma, yedek ya da e-posta sağlayıcısının yurt dışında olması gerekirse aktarım yalnız KVKK md. 9'daki şartlardan biriyle (yeterlilik kararı, uygun güvenceler ya da standart sözleşme ve Kurul'a bildirim) yapılır ve bu metin önceden güncellenir.
6. Saklama süreleri
| Veri | Süre |
|---|---|
| Müşteri hesabındaki veriler (çalışan, plan, tesis) | Sözleşme süresince. Sözleşme sona erdiğinde ya da deneme süresi dolup hesap askıya alındığında 30 gün saklanır, sonra kalıcı olarak silinir. |
| Şifrelenmiş yedekler | Silinen veri, yedeklerin dönüşümlü olarak yenilenmesiyle en geç 12 ay içinde yedeklerden de düşer. |
| Sunucu ve uygulama günlükleri | 14 gün |
| Denetim kaydı | Müşteri hesabı silinene kadar |
| Kayıt, demo ve Röntgen talepleri (müşteriye dönüşmeyen) | Talepten itibaren en çok 1 yıl |
| Onay kayıtları, fatura ve muhasebe kayıtları | İlgili mevzuattaki zamanaşımı ve saklama süreleri (TTK ve VUK uyarınca 10 yıla kadar) |
Süre dolduğunda veriler Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak silinir ya da anonim hâle getirilir.
7. Haklarınız (KVKK md. 11)
Herkes veri sorumlusuna başvurarak şu haklarını kullanabilir:
- kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramışsa zararın giderilmesini talep etme.
Not: Rotakon durak ve rota önerisi üretir; bu öneriler işvereniniz tarafından gözden geçirilip onaylanmadan yayınlanmaz.
8. Başvuru
Rotakon'nın veri sorumlusu olduğu veriler için başvurunuzu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak:
- [TESCİLLİ ADRES] adresine ıslak imzalı dilekçeyle,
- [KEP ADRESİ] KEP adresine,
- ya da daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@rotakon.com adresine
iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Çalışan verileri için başvurunuzu işvereninize yapın (bkz. bölüm 2).
9. Değişiklikler
Bu metin değiştiğinde yeni sürüm tarihiyle yayınlanır. Kayıt sırasında onaylanan sürüm hesabınızla birlikte saklanır.